Navi

Nyhetsbrev 2022-1 (24.05.2022)

Stikkord er tips og oppgaver, nøkkeltall, forbedringer kommer i v4, overgang til sky, sletting av søknadsvedlegg, nye avtaler og fakturering.

1. Aktuelt

Da har vi lagt skoleåret 2021-22 bak oss, og vi er tilbake til mer normal situasjon etter to år med pandemi. Men det tar nok lenger tid før alt er som før. Vi har fått to nye skoler som starter opp til høsten: Stavanger Urban fhs og Øyrekka fhs. Vi ønsker dem lykke til.

Noen tips og oppgaver:

  1. Skolene har plikt til å rapportere elevene til Lånekassen innen 1. juni. Les mer.
  2. Selv om det er ferietid er det fortsatt rapportering av søknader til sentralbasen per 01.07 og 01.08. Husk å holde Navi oppdatert i forhold til søknadsbehandling før rapportering.
  3. Det er viktig at man så tidlig som mulig oppretter hovedkurs og linjefag for påfølgende skoleår 2023-24. Senest medio september. Les mer.
  4. Det kan være lurt å klargjøre studiebevis i forbindelse med skolestart. Navi integrerer med Kilroy’s løsninger, og støtter både digitale og fysiske studiebevis. Se video.
  5. Det blir ofte litt rokeringer på elevmassen ved skolestart:
    1. Elever som faller fra: Bruk feltet status på søknaden hvis eleven ikke møter opp eller ikke tar plassen. Unngå såvidt mulig å slette eleven.
    2. Elever som ikke registrerer seg som søkere: Alle elever må registreres som søkere i Navi (også 2. årselever), og settes med riktig linjetilbud og status Opptatt elev.

Noen tall fra sentralbasen pr. 24.05.2022:

28.06.2022: Vi fikk i dag høre at disse tallene har skapt litt diskusjoner ute hos skolene. Vi ønsket å vise litt status fra sentralbasen, men ser at noe kan misforstås.
Tallene for skoleåret 2022-23 var hentet ut 24.05.2022 og vi sammenlignet med endelig tall for skoleåret 2021-22 fra oktober 2021.
Vi skrev at tallene vil øke fram mot skolestart, men førte på "nedgang" i prosent. Vi har nå fjernet prosentene, da disse lett kan misforstås.

  1. Til skoleåret 2022-23 er det nå totalt 18 720 søknader. For 2021-22 var det totalt 23 565 søknader
  2. Antall unike søkere på 2022-23 er 9 227 mot 11 352 for 2020-21
  3. Antall som er tatt opp på 2022-23 er 6 122 mot 7 566 for 2021-22
  4. Det tas enda opp elever slik at tallene for 2022-23 vil øke fram mot skolestart
  5. Etter omleggingen av tilskuddsordning for korte kurs, har antall årselever på korte kurs sunket fra 221 i 2020 til 51 i 2021 (reduksjon på 76,9 %)

Noen tall fra Navi så langt i 2022:

  1. Det er sendt ut 41 827 e-poster
  2. Det er sendt ut 345 319 sms (det er 8 % mer enn i hele 2021)
  3. Det er registrert 284 927 fraværsføringer

2. I sluttfasen med v4

I mars 2021 la vi om WisWeb til ny plattform som fikk navnet versjon 3 (v3). Den nye plattformen åpnet for bruk på mobil samt at det var en mer effektiv plattform for utvikling. Etter den ble tatt i bruk har vi jobbet for å få alt til å fungere der. Det siste halvåret har vi jobbet med å komme oss opp på den siste versjonen av denne plattformen. Vi har i tillegg modernisert og forbedret grensesnittet noe. Vi er nå i siste fase av utviklingen og ser nå fram til å lansere v4. v4 vil erstatte v3 og en kan fremdeles går tilbake til v2 hvis det er utfordringer. Vi har en plan om gå over til v4 i løpet av høsten 2022.

Overgangen fra v3 til v4 handler mye om forbedringer på innsiden av systemet, og brukere vil ikke merke så mye utover forbedringer av grensesnittet. Når vi er over på v4 er vi framme ved målet for plattformskiftet og kan endelig begynne å fokusere mer på utvidelser av funksjonaliteten.

3. Overgang til sky

Helt siden vi gikk over til Navi på web i 2015 har vi driftet våre egne servere på Kyrksæterøra. De står i et bombesikkert datarom med kjøling, store batterier, dieselaggregat som starter ved strømbrudd. doble internettlinjer og dobbelt av alt kritisk utstyr. Men i mars hadde vi feil på disksystemet som gjorde at vi var nede en hel natt. Vi har også i perioder opplevd at stor trafikk har gjort at systemet ikke har den ytelsen vi ønsker.

Vi mener nå at tiden er moden for å gå over til servere i en skyløsning. Vi har i mange år hatt våre interne utviklingsservere i sky hos Amazon Web Service (AWS) i Irland. Vi har ventet på fleksible skyløsninger i Norge, men det har ikke kommet. Men AWS har nå servere lokalisert i Sverige, og vi mener det nå er aktuelt å flytte våre kundedata til AWS Sverige. Vi har satt opp Navi på denne skyløsning og driver nå testing.

Det er mange fordeler med å gå over til sky:

  1. Det er mye enklere å skalere løsningen etter behov (prosessor, minne, disk og linjehastighet)
  2. Løsningen er sikrere for alle slags angrep (fysisk og andre typer dataangrep)
  3. Det er kontinuerlig backup med automatiske rutiner for å gjenopprette data

Vi fortsetter å teste løsningen og har et mål om å komme oss over på skyløsning i løpet av 3. kvartal 2022.

4. Sletting av søknadsvedlegg

Når en person legger inn søknad på folkehogskole.no kan en også legge inn vedlegg. Navi henter en gang i timen ned søknadsdata med vedlegg for alle skoler. Vi regner søknadsdata og vedlegg som de mest sensitive dataene i Navi, og vedleggene ble derfor fra starten lagt inn i databasen med mulighet for kryptering. Slike søknadsvedlegg kan være lydfiler og videofiler på mange gigabyte. Disse store filene bidrar til at databasene blir tyngre å håndtere. Vi ser at disse data svært sjelden brukes etter eleven er tatt opp eller har sluttet. Med bakgrunn i at dette er sensitive data som benyttes lite og tar opp mye plass, ønsker vi nå å slette gamle data.

Vi vil 30.06.2022 slette alle søknadsvedlegg på søknader til skoleåret 2019-20 og tidligere. Hvis det er noen som ønsker å ha disse dataene, må vi vurdere at skolen får tilgang til å lagre det på egen disk. Si fra til oss hvis dere trenger å beholde disse vedleggene som vi ønsker å slette. Vi kommer til å orientere om dette i en egen e-post også.

5. Nye avtaler

Vi har laget utkast til nye avtaler med brukere der vi tar inn forhold rundt GDPR og at vi skal over til skyløsning. Vi vil i løpet av sommeren sende ut avtaler til alle brukere med mulighet til å signere elektronisk.

6. Fakturering av FHS 2022

Vi fakturerer nå folkehøgskolene for 2022. Vi har siden 2018 ikke justert for prisstigning som i den perioden er på ca 13%. Vi har for 2022 valgt å øke basisprisen fra 1.250,- til 1.350,- pr. mnd. Dette tilsvarer 8% som er godt under normal prisstigning i perioden. Det ligger mer informasjon om priser på wis.no/navi/prisfhs der en også kan se hvordan elevtallet styrer brukertillegg og pris.

Vi ønsker alle en god sommer.

Med hilsen
Teamet bak WisWeb