InVi

Nyhetsbrev 2021-2 (19.02.2021)

Ny løsning for vaktplan, automatisk timeføring, mange forbedringer på oppdrag, forbedring på påmelding og mer.

1. Vaktplan

Kommunene skal i gang med sine vaksineprosjekter og mange frivilligsentraler får spørsmål om å skaffe frivillige som kan hjelpe til. Vi har i samarbeid med frivilligsentralene i Trondheim utviklet en løsning som gjør det enklere for frivillige å melde seg på og holde oversikt over sine vakter.

Vaktplan

Løsningen fungerer slik:

  1. Opprett aktivitet som normalt
  2. Tilknytter frivillige som normalt og/eller la frivillige melde seg på med "Jeg kan bidra" på nettsidene
  3. Opprett oppdrag for hver vakt og angi antall frivillige og evt. reserver
  4. Administrer oppdragene som normalt i InVi
  5. Systemet kan sende ut en unik lenke til alle frivillige på oppdraget.
  6. Da vil den frivillige få opp en oversikt over tilgjengelige vakter
  7. Der er det enkelt å melde seg på og evt. melde seg av
  8. Systemet sender automatisk sms og e-post til nye frivillige som blir godkjent og til frivillige som tilknyttes aktiviteten

Rundt 20 frivilligsentraler har sagt at de har behov for en slik løsning. Vi ønsker i starten å hjelpe til med å sette løsningen i drift for de som ønsker å sette i gang.

Vi holder en times kurs på onsdag kl. 10:00 - 11:00 der vi gjennomgår løsningen. Det er åpent for alle. Lenke kommer på wis.no/invi/kurs

2. Automatisk timeføring

Mange har etterspurt at timene på et oppdrag automatisk kommer inn på de frivillige slik at statistikken blir korrekt uten at den frivillige eller administrasjonen må inn å legge det på hvert oppdrag. Dette er nå på plass og fungerer slik:

  • På oppdraget er det nå et felt for timer (ligger etter dato/tid)
  • Feltet fylles ut som tiden mellom start og slutt, men kan endres
  • Når en frivillig settes til "Ja", påføres timene på denne personen og tas vekk når en setter en annen status
  • Den frivillige kan godkjenner timene sine som før, men forslag på timer vil være satt og kan endres
  • Statistikken vil vise timene på alle som har status "Ja"
  • Når en setter "Møtt" på en frivillig, vil i oppføringen regnes som godkjent (på samme måte som om den frivillige selv eller administrasjonen godkjenner)

Alle tidligere data er oppdatert

  • Alle oppdrag med start- og sluttid har fått påført timer
  • Alle frivilligoppdrag med status "Ja" og uten timer har fått påført timene fra oppdraget

Kommentarer

  • Frivilligsentraler kan be oss sette timer på oppdrag uten timer og oppdatere frivilligtimene på de oppdragene
  • Når en endrer timer på oppdraget, endres ikke timene på de som har svart "Ja". Vi vurderer hva vi gjør med dette

3. Andre forbedringer på oppdrag

I forbindelse med arbeidet på vaktplan, er det gjort flere forbedringer i oppdragsmodulen:

  • Det er nå mulig å legge inn antall reserver en ønsker på oppdraget. Dette styrer status på oppdraget:
    • Rød: Mangler frivillige (som før)
    • Gul: Har alle frivillige, men mangler reserver
    • Grønn: Har nok frivillige og nok reserver
  • Støtter overlappende oppdrag. Dersom et oppdrag går fra 10:00 - 12:00 og neste oppdrag går fra 11:30 - 14:00, ville systemet stoppe samme person fra å melde seg på begge. Det er nå mulig på aktiviteten å si "Tillat overlapp (halvtime). Dersom haken er satt og begge oppdrag er på samme sted, vil en nå få mulighet til å melde seg på begge oppdrag.
  • Støtter oppmøte på oppdrag. Når en er inne på oppdraget, er det nå mulig å klikke grønn hake på de med status "Ja" for å si at den frivillige har møtt. En kan klikke rød minus for å flytte den tilbake til "Ja" igjen.

4. Forbedringer på påmelding

I kalenderen er det mulig å sette en hake for "Påmelding" for at det skal komme påmeldingsskjema på kalenderoppføringen på nettsiden. De som melder seg på, listes opp på deltakerfanen på kalenderoppføringen i InVi. Det er gjort flere forbedringer på denne løsningen:

  • Dersom det er satt begrensning på antall deltakere vises dette nå over påmeldingsskjemaet på nettsiden
  • En kan bestemme hvor mange som kan settes på venteliste (0 betyr ingen venteliste). Standard er ubegrenset venteliste (999 plasser).
  • Når det er fullt, men plass på venteliste, informeres det om dette over påmeldingsskjemaet
  • Når det er fullt og ikke plass på venteliste, informeres det om dette og påmeldingsskjemaet skjules

5. Statistikk om bruk av nettsidene

Vi har støtte for at sentralene kan legge inn Google Analytics (GA) sporingskode i InVi, slik at det er mulig og ta ut nettstedstatistikk i GA. Nå er GA ett veldig kraftig og avansert verktøy, så for de fleste som har tatt dette i bruk, så var det satt opp av oss med ukentlige/månedlige rapporter på e-post. En ulempe med den løsningen er at det bare er mulig og sette opp rapport på e-post for ett år i gangen, og for de aller fleste, så var perioden utløpt. Vi har nå gått gjennom alle sentraler som har GA-kode gjennom oss, og slått på e-postrapportene igjen.
For sentraler som ønsker og få hjelp til å få satt opp nettstedstatistikk, eller endre på intervallet, så er det bare og ta kontakt.

6. Ukentlige webkurs

Hver tirsdag kl. 09:00 holder vi en halvtimes kurs/info om ulike tema på InVi. Hvem som helst kan bli med og vi legger ut opptak av presentasjonen etterpå. Du finner lenke til kursene på wis.no/invi/kurs eller i hjelpa på InVi under Brukerstøtte - Møter og presentasjoner.

 

Med hilsen Teamet bak InVi
E-post: wis@wis.no
Tlf: 7245 0190