InVi

10.04.2019: Info til alle sentraler

Da er løsning for samtykke og personvernerklæring på plass. Samt en del andre forbedringer.

1. Status

  • 253 sentraler har nettsider gjennom InVi
  • 236 sentraler har Driftspakken
  • 95% av alle sentralene har logget inn
  • Det er lagt inn 3045 aktiviteter og 1951 (64%) av disse er påført nasjonal kategori (se oversikt)
  • Etter vi åpnet meldinger i InVi, har sentralene sendt ut 13.000 sms'er og 800 e-poster til 20.000 mottakere

2. Samtykke

Norges nye personvernlov krever at organisasjoner har et gyldig behandlingsgrunnlag for å behandle personopplysninger. Dersom en ikke kan dokumentere nødvendighet i forhold til å oppfylle en avtale, må det innhentes samtykke.

Vi har derfor laget en løsning for å gjøre arbeidet rundt dette enklere i InVi. Nedenfor ser du en liten video om hvordan det fungerer. Vi har i samarbeid med NFS lagt inn eksempel på samtykke for frivillige i InVi, og dette kan dere justere og aktivere.

3. Personvernerklæring

Lovverket sier også at organisasjonen skal være åpen om hvilke personopplysninger de har og hvordan disse behandles. Dette skal være lett tilgjengelig for publikum og det vanlige er å legge ut en personvernerklæring på nettsidene.

I samarbeid med NFS har vi laget et eksempel på en personvernerklæring og lagt den inn i dokumenter på InVi. Dere kan justere denne og publisere den. Da vil det nederst i bunnseksjonen komme et valg for "Personvern" samt at dokumentet blir tilgjengelig på adressen x.frivilligsentral.no/personvern.

4. Tonivå pålogging

Stadig flere sentraler kommer i gang med formidling av Oppdrag i InVi. Der er det noen ganger behov for å legge inn informasjon om personene som skal ha tjenester. Dette gjør at vi må øke sikkerheten for tilgang til systemet.

Derfor har vi nå innført tonivå pålogging der den som logger inn også får en kode på sms som må skrives inn. Litt det samme opplegget som når en bruker nettbank. Løsningen er ferdig og vi kommer til å rulle det ut til sentraler som bruker InVi til formidling av oppdrag. Denne forbedringen i systemets sikkerhet, gjør at vi kan gjøre oppdragsmodulen mye bedre.

5. Prøvetid og varslinger

Vi ønsker at alle skal få prøve InVi før de bestemmer om de vil ta det i bruk. Vi har prøvd å finne en god løsning for dette, og slik er opplegget nå:

  • Alle som ikke allerede betaler lisens har tilgang til å prøve ut systemet når de vil
  • Når en starter å prøve ut pakkene, starter prøvetiden som varer ut neste måned
  • Sentralen mottar en e-post som sier at prøvetiden er startet
  • Vi sender et varsel når det er en uke igjen av prøvetiden
  • Når prøvetiden er over stoppes pakken og sentralen får ikke mulighet til å prøve mer
  • Sentralen kan når som helst bestille løsningen ved å kontakte WIS på e-post/telefon
  • Når sentralen bestiller vil løsningen åpnes igjen og alle tidligere data blir tilgjengelig

6. Andre forbedringer i det siste

  1. Enklere å fylle ut dato og klokkeslett (skriv f.eks. 7 så blir det endret til 7. i aktiv måned)
  2. Det er lagt inn lenke til sentralens profilpakke i modulen Min enhet
  3. Systemet takler nå veldig mange flere ulike bildeformat
  4. Forbedret design av artikler på nettsidene (nyheter, dokument, aktivitet, kalenderoppføringer)
  5. Kan gjenta oppdrag, mulighet for å legge på faste frivillige og kan legge oppdraget direkte på internett
  6. Redigering av rolle og beskrivelse på kobling mellom kontakt og aktivitet
  7. Støtter vedlegg i utsending av e-post
  8. Nye startside-elementer for Oppdrag, Kalender, Oppgave
  9. Støtter nå dyplenking slik at en kommer til ønsket adresse selv om den krever pålogging
  10. Mange forbedringer i modulen spørreskjema
  11. Lagt inn mulighet for å prioritere aktiviteter på nettsiden (styre sortering)

7. Det neste på lista

  1. Tilgjengelighet for frivillige
  2. Flere forbedringer på oppdrag
  3. Foreningsportal
  4. Utstyr

8. Brukerstøtte

Sentralene kan få hjelp på flere måter (alt gratis):

  1. Åpne hjelpen med videoer ved å klikke spørsmålstegnet oppe til høyre i InVi eller gå til wis.no/invi/hjelp (fungerer foreløpig dårlig på mobil/nettbrett)
  2. Stille spørsmål fra startsiden i InVi
  3. WIS gir gratis fjernkurs for grupper som ønsker det (f.eks. 1-2 timer på nettverkssamling)
  4. Ta kontakt på e-post it@norgesfrivilligsentraler.no
  5. Ta kontakt på telefon 7245 0190
  6. Følge utviklingen av InVi på wis.no/invi/utvikling

Med hilsen teamet bak InVi