Navi

Info 31.01.2019

Forbedringer i utsending av e-post fra WisWeb Navi, rapportering til sentralbasen og start opptak.

1. Ny løsning for e-post

Vi vet at mange skoler sliter med at noe e-post havner i søppelpost (spam) hos mottaker. Når en sender e-post fra Navi, går det ut med skolens avsenderadresse, men fra våre servere. I kampen mot spam er det stadig flere e-postmottak som regner dette som mistenkelig e-post, og derfor kan kategorisere den som spam. Det finnes mange tiltak for å verifisere at e-posten er ok og vi har prøvd det meste, men det blir stadig vanskeligere.

Vi har derfor besluttet å endre politikk når det gjelder e-post. Vi går over til å sende fra postmaster@wisweb.no, som er en adresse som er sikker og akseptert. Dermed vet vi at e-posten kommer fram til mottaker. I navnefeltet for sender setter vi inn avsenderens navn og "via WisWeb". Da vil det f.eks. stå "Ola Normann via WisWeb". Mange e-postlesere vil også skjule avsenderadressen (postmaster@wisweb.no). Dersom mottaker svarer på meldingen, ligger senders e-postadresse i feltet svar-til og kommer til den som sendte ut meldingen. Ingen skal merke noe særlig til denne endringen, men metoden sikrer at e-post kommer fram. Det er mange selskap som etter hvert benytter denne metoden for å sende e-post på vegne av andre.

Vi setter den nye løsningen for e-post i drift fra 31.01.2019 kl 12.00. Håper dette vil bli en god løsningen for e-post hos folkehøgskolene.

2. Sende sms fra egen kode

Når en sender sms fra Navi, kan den som sender velge mellom avsendere (felles og egne mobiler). Vi har nå laget mulighet for at skolene også kan få sende fra egne koder. Dette kan være skolens navn eller f.eks. fasttelefon til skolen. Da vil ikke mottaker kunne svare på meldingen. Avsenderkoden kan være maks 11 tegn, og det er vi som må legge den inn i systemet. Ta kontakt hvis dere ønsker egne avsenderkoder.

3. Ytelse

Vi har gjort mange forbedringer i systemet for å sørge for at hastigheten holder seg selv om datamengdene øker. Dersom noen opplever at enkelte operasjoner tar lang tid, vil vi gjerne høre om det.

4. GDPR

Vi har kommet langt med tilpasning av Navi til nye krav gjennom GDPR. Men vi har nå valgt å heller prioritere ny plattform for å unngå å gjøre disse tilpasningene to ganger. Dersom skolen får krav på seg fra personer før dette er på plass, vil WIS uten kostnad bidra med å utlevere data eller foreta sletting/anonymisering.

5. Ny plattform

Første halvår 2018 jobbet vi hardt med å få ferdig ny plattform. Men vi måtte prioritere ytelsesforbedringer og GDPR-tilpasning. Vi har valgt å sette inn fire utviklere i full stilling fra januar 2019 for å få ny plattform ferdig. Det er få kjente oppgaver igjen, og vi starter mer aktiv testing på utvalgte skoler i første kvartal. Vi tror at vi med denne satsingen skal klare å få ny plattform på lufta før sommeren. Gammel og ny løsning vil kunne kjøres parallelt, og skolen bestemmer selv når de vil gå over. Det kommer også mobilapp når ny plattform er klar.

6. Rapportering til Sentralbasen (for fhs)

Frist for rapportering av kortkurs for 2018 er satt til tirsdag 5. februar. Alle skoler må rapportere, selv om de ikke har hatt kortkurs i 2018.

Vi vet at innsending av data og tilhørende kontroll medfører en del belastning på våre servere. Vi ber derfor om at skolene unngår å gjøre dette fredag 1. februar, da denne dagen er kritisk for skolene i forhold til søknadsbehandling og sending av svar til søkerne.

Forøvrig er rutinene rundt elevtelling under omlegging. Den viktiste endringen er at elevtall per 01.10. låses etter 1. februar. Det betyr at det vil ikke være anledning til å korrigere data for 01.10. i sentralbasen etter denne datoen, og det blir dermed enda viktigere at skolene kontrollerer sine data i sentralbasen etter rapportering. Merk at kun noen få elever feil vil gi flere hundre tusen kroner i feil tilskudd til skolen. Kontrollen gjør du på følgende måte:

• etter opplasting av fil venter du noen minutter, til systemet har prosessert dataene

• når det gjelder langkurs klikker du valget "Tilskudd" under menyvalget Langkurs til venstre. Velg aktuell telledato, for eksempel 01.10.2018. Da får du oversikt over aktuelle kurs og tilhørende elever. Viktig at både Dager, Antall og Dobbelttellende er riktig.
• når det gjelder kortkurs klikker du på menyvalget Kortkurs i menyen til venstre. Klikk på aktuelt år (i dette tilfellet 2018)
• Dersom noe er feil eller uklart så kan du ta kontakt med WIS

7. Felles opptak 1. februar (for fhs)

Fredag 1. februar er en svært aktiv dag for folkehøgskolene. På samme dag i 2018 ble det fra systemet sendt ut 18 000 sms og 6 500 e-poster. I skrivende stund er 10 000 søknader klare for behandling i Navi. Vi har tatt de forholdsregler vi kan for at dette skal gå så glatt som mulig.

 
Med hilsen
WisWeb-teamet