Navi

Info 23.03.2015

Vi har jobbet mot en lansering 23. mars og går nå i gang med overføring av data og forsiktig oppstart av nytt system for de første skolene.

1. Lansering

Vi har arbeidet mot 23. mars 2015 som lanseringsdato for WisWeb Navi. Det er mange punkt som fortsatt er under arbeid, men vi mener nå vi er klare nok til å kjøre i gang de første skolene. Vi starter forsiktig med noen få skoler slik at vi får litt erfaring fra overgangen og finner utfordringer som vi må løse.

2. Tidsplan for overgang

Skolene har gitt signal på når de ønsker å gå over til WisWeb Navi. Dette ga følgende resultat:

Vi holder kontakt med hver enkelt skole for å avtale dato/tidspunkt for overgang. Vi fordeler skolene slik at vi klarer å håndtere det, men prøver å følge ønskene fra skolene. Endelig beslutning for datoer legges i en egen oversikt på nettsidene våre etter hvert som det blir klart:

>> Plan for overgang

3. Ny Navi Windows er klar

Ny versjon av Navi Windows er klar (versjon 29). Dette blir mest trolig siste versjon av Navi for Windows. Det som er nytt i denne versjonen er:

• Kontroll av filmapper og bildemapper for å se om de eksisterer
• Verktøy for å korrigere stier til filmapper som ikke finnes
• Eksport av filer og bilder sammen med resten av dataene
• Mulighet for å skrivebeskytte Navi etter overgang til WisWeb Navi

Det gjøres stadig forbedringer på løsningen og installasjon av ny versjon vil bli gjort i forbindelse med overgang hos skolen.

4. Moduler i Navi-pakken

Lista over moduler som endelig blir med i "Navi-pakken" er også klar. Det ble til slutt 42 moduler som tilsammen utgjør WisWeb Navi. Skolen styrer hvilke moduler de vil bruke og hvilke brukere som skal ha tilgang til hva.

>> Moduler i Navi-pakken

5. Opplegg for overgang

Vi arbeider med en rutine for å gjøre overgangen til WisWeb Navi så trygg og god som mulig for skolene. Vi vil i utgangspunktet tilby hver skole at vi foretar overgangen sammen med skolen. Vi kommer da til å følge en slik rutine for å sørge for at vi får med oss alle de vesentlige punktene og får teste at alt går greit. Skoler som ønsker det, kan selvfølgelig gjøre alt uten vår deltakelse.

>> Rutine for overgang

6. Testskoler

Vi har fått mange nok skoler som kan være med å teste for oss. Vi tar kontakt når vi har behov for hjelp med testing.

7. Databehandleravtale

Vi har til nå fått inn 51 signerte avtaler. Vi har valgt å kreve at databehandleravtalen er på plass før vi kan sette skolen i drift på ny løsning.

Sensitive personopplysninger

Vi har fått noen spørsmål om dette med sensitive data og at vi i avtalen har sagt at det ikke skal være sensitive personopplysninger i systemet. Det er skolen som avgjør hvilke data som legges inn i systemet. Med tonivå pålogging er data bra sikret, men vi mener at systemet ikke tilfredsstiller alle krav til oppbevaring av sensitive personopplysninger. Derfor måtte vi i avtalen sette at systemet ikke skal ha sensitive personopplysninger.

Prokura

Det har også være noen runder på hvem hos skolen som kan skrive under avtalen. Vi mener dette er en viktig avtale der skolen gir oss tillatelse til å oppbevare/behandle deres data på våre servere. Vi har derfor sjekket om de som har skrevet under står med prokura i enhetsregisteret. I noen tilfeller har vi tatt kontakt med skolen.

Detaljert vedlegg

WIS og styringsgruppen har hatt møte med Datatilsynet og det kom der fram at det bør være et vedlegg til databehandleravtalen der det er mer detaljert spesifikasjon av hvilke personopplysninger som skal legges i systemet. Dette er skolens ansvar men vi vil komme med et forslag til opplegg.

8. Sikkerhet

Styringsgruppen og WIS hadde som sagt et møte med Datatilsynet denne måneden og gjennomgikk rutiner og databehandling hos skolene. Datilsynet mener at en del data på skolene potensielt kan være sensitive personopplysninger. Dette er:

• Frie tekster på søknader og vedlegg
• Dokumentasjon i forb. med vedtak om dobbelttelling
• Loggføringer med frie tekster pr. elev
• Fraværsføring med kommentarer
• Deltakelse ved helserelaterte kortkurs

Dette er steder der det kan ligge sensitive personopplysninger og skolene bør tenke gjennom hvordan dette i tilfelle skal håndteres. F.eks. bør dokumentasjon om dobbelttelling skrives ut og oppbevares i safe eller låst arkivskap og slettes fra systemet.

Skolen skal ha oversikt

Alle skoler er i følge personopplysningsloven pliktige til å ha en oversikt over alle systemer med personopplysninger. Det skal også på skolen finnes en risikovurdering rundt dette og rutiner for håndteringen med melding av avvik dersom noe galt skulle skje.

Sletting av data

Det er også krav om at data skal slettes fra systemet når det ikke finnes et berettiget krav til oppbevaring. Vi vil utvikle automatiserte sletterutiner i systemet for å enkelt og korrekt kunne foreta ønsket sletting.

Hjelp til skolene

WIS og styringsgruppen er i gang med å sette opp kravene skolene må forholde seg til. Dette gjelder ikke bare WisWeb Navi men hele skolens behandling av personopplysninger. Vi vil derfor forsøke å få informasjonskontorene til å hjelpe skolene med å få disse sakene på plass.

9. Vitnemål

Styringsgruppa har sett på vitnemål og det er nå laget et oppsett der det legges opp til noe mer standardisering av vitnemålene i folkehøgskolen. Det er laget to forslag:

Svein Waade
Daglig leder