Private grunnskoler, rapportering av elevdata

Rapportering av elevdata fra privatskolene

Utdanningsdirektoratet presiserer at det er hjemkommunen til elevene pr. 01.10.2023 som danner grunnlaget for trekk i inntektssystemet 2025. Det skal være samsvar mellom antall elever på elevtellingen 01.10.2023 og det elevtall som rapporteres nå til korreksjonsordningen.

Alle private grunnskoler skal rapportere inn elever fordelt på hjemkommune en gang i året. Dataene benyttes av Kommunal- og distriktsdepartementet til å korrigere rammetilskuddet til kommunene. På dette nettstedet kan privatskolene foreta denne registreringen elektronisk. Kommunene skal logge seg inn og attestere dataene fra skolene.

Nettstedet styres av Utdanningsdirektoratet, mens WIS står for den tekniske løsningen.

Slik er gangen i arbeidet:

Hente ned regneark
Det er laget et regneark som skolene skal registrere sine elever i.
Du henter fram regnearket ved å klikke her: Regneark for elevregistrering
Deretter må du velge "Fil" - "Lagre som" for å lagre det på din egen maskin.
Husk hvor du legger det.

Regnearket er tilpasset Microsoft Excel, men en kan også bruke OpenOffice. Husk at regnearket uansett må lagres på Excel format (.xls eller .xlsx).

Registrere elevene i regnearket
I regnearket skal du registrere inn alle som var elever ved skolen pr. 01.10.2023. Du kan skrive dem inn direkte i regnearket eller kopiere dem fra andre systemer eller dokumenter.

Det er viktig at elevdataene fylles ut fortløpende fra øverste linje i regnearket og at det ikke er noen blanke linjer mellom dataene for den enkelte elev. En del av cellene i regnearket er markert med en liten rød trekant øverst i høyre hjørne. Ved å bevege musepekeren over disse cellene, vil det komme opp nyttige tips om hvordan den enkelte celle skal fylles ut.

Nedenfor har vi gitt noen tips for deg som har elevlister liggende i andre dokumenter.
Pass på å fylle ut alle kolonner som er merket med stjerne (*).

Sende inn regnearket

For å kunne levere regnearket, må du benytte samme brukernavn og passord som skolen benyttet ved siste GSI-registrering. Siste frist for å levere regnearket er mandag 4. mars 2024 kl 16:00.

NB! Husk at skolen etter levering må klikke på valget "Melde ferdig".

Logg inn for å levere utfylt regneark

Vise liste over privatskoler
Du kan se liste over alle privatskoler ved å klikke her: Liste privatskoler.

Tips for deg som har elever i regneark eller tekstbehandlingsdokumenter

Kopiere en og en
Du kan stå i regnearket eller tekstbehandlingsdokumentet, markere f.eks. elevens navn og klikke kopier.
I regnearket for elevregistreringen stiller du deg i riktig felt og limer inn. For å spare litt tid, kan du med venstre hånd trykke "Ctrl" samtidig med "C" for å kopiere og "Ctrl" samtidig med "V" for å lime inn.

Kopiere flere fra regneark
Hvis du har elevene i et regneark, kan du kopiere mer i gangen.
Det lureste er å organisere kolonnene i den rekkefølge de har i regnearket for elevregistreringen. Deretter markerer du flere linjer/kolonner, kopierer og limer inn i elevregistreringen.

Hvis du har navn i to kolonner
I regnearket som skal sendes inn, er det en kolonne for navn. Hvis du har et regneark med to kolonner for navn (fornavn/etternavn), må du slå disse sammen. Det enkleste er å gjøre dette i et eget regneark og så kopiere data tilbake til regnearket som skal sendes inn. Lag en ny kolonne etter navnekolonnen der du slår sammen celler ved å bruke & -tegnet.
Eks: =B4 & ", " & C4 (slår sammen dataene fra celle B4 og C4 og skiller dem med komma)

KommuneNr og PostNr som starter på 0
Når du skriver et tall som starter på 0, vil Excel fjerne det (eks. 0312 blir 312). Du kan unngå dette ved å sette en apostrof (') foran. Da tolker Excel dette som en tekst og endrer ikke på det du skriver.

Hvordan finne riktig kommunenummer?
På den andre flippen i regnearket ligger alle kommunenummer i Norge.

Hvis du har elevdataene i Word tabell
Hvis du har elevdataene i en Word-tabell, kan det være lurt å kopiere hele tabellen og lime dem inn i et regneark før du begynner å kopiere dem over til elevregistreringen.

Hvis du har elevdataene som tekst i Word
Hvis elevdataene ligger som tekst (ikke i tabell), kan det være litt vanskelig å få dem over til et regneark. Hvis du har brukt et skilletegn mellom kolonnene (f.eks. tabulator), kan du overføre teksten til en tabell. Marker teksten og klikk på menylinjen "Tabell" - "Konverter" - "Tekst til tabell". Da kan du angi antall kolonner og hvilket skilletegn du har. Når du nå har fått elevene inn i en tabell, kan du se tipsene ovenfor.

Lykke til !