Man kan sette opp tilgjengelighet på kontakter for å kunne holde oversikt på når en kontakt har mulighet til å være med på oppdrag m.m. Invi vil kun foreslå kontakter som er tilgjengelige i oppdragets periode som aktuelle.
Man setter opp tilgjengelighet ved å redigere en kontakt. Vi anbefaler at sentralen oppretter noen faste oppsett som man kan velge blant, før man setter opp tilgjengelighet på kontakter. Dette gjøres under Tilgjengelighet i modulen Oppsett. Der kan man legge inn ett eller flere faste oppsett som kan brukes som grunnlag når man skal sette opp tilgjengelighet på kontakter.
Når man skal legge inn tilgjengelighet ved å redigere en kontakt, kan man velge blant de faste oppsettene ved å klikke på de. Oppsettet legges da inn i tabellen for tilgjengelighet. Etterpå kan man tilpasse tilgjengeligheten på kontakten ved å endre i radene i tabellen, og/eller legge til nye rader ved behov. Alle endringer blir lagret på kontakten, og dette påvirker ikke det faste oppsettet. Man kan gjøre ytterligere tilpasninger ved å klikke på kalendersymbolet på en rad. Da kan man velge at raden kun skal gjelde for en angitt periode (fra-/til dato), eller at den skal gjelde for odde-/partallsuker. Hvis man gjør slike tilpasninger vil kalendersymbolet bli merket med en blåfarge, som indikerer at det er gjort endringer her.
Hvis kontakten skal ha fri/ferie, eller er syk i en periode, kan man sette opp dette under Utilgjengelig på kontakten. Her kan man sette fra-/til dato, og en liten kommentar ved behov. Det er mulig å sette opp en utilgjengelighet uten tildato, og dette gjør at kontakten blir utilgjengelig på ubestemt tid. Siden dette er viktig å ha kontroll på, har vi innført varsel om dette på startsiden, i tillegg til at kontakter som er utilgjengelig blir merket som dette i oversikter og visning. Hvis kontakten er knyttet til oppdrag i perioden man setter den utilgjengelig, vil systemet vise dette før lagring. Som standard blir kontakten meldt av slike oppdrag automatisk, men man kan før lagring overstyre dette hvis det er oppdrag kontakten likevel skal være med på.
