InVi

Nyhetsbrev 2021-3 (27.09.2021)

Fakturering, kalender på foreningsportalen, eksterne frivillige, vise frivillige i vaktplan, gruppemodul, diverse forbedringer, sykkelturen 2022 og kurs for nettverkene.

Video

Vi har laget en video på under 8 minutter som gjennomgår det meste av det som ligger i dette nyhetsbrevet.

1. Fakturering 2021

Vi fakturerte 30.06.2021 InVi for første halvår 2021 og satte en romslig forfallsdato til 20.08. Minner om at dere i Konto-modulen i InVi kan se detaljer om det som er fakturert og det som skal faktureres for kommende halvår.

Det er besluttet at sms'er som brukes ved totrinns pålogging skal være gratis, men disse har ved en feil blitt fakturert i perioden 01.01.2020 - 30.06.2021. Disse beløpene er satt opp som tilbakeføring i andre halvår 2021. Du ser det i konto-modulen.

2. Fakturering av SMS

WIS kjøper tjenester for sending av sms og betaler kr. 0,39 pr. sms. Vi har viderefakturert sentralene kr. 0,39 per melding og ikke tatt hensyn til at store meldinger brytes opp i flere sms på 160 tegn. Siden 2018 har vi tapt over 100.000,- på denne praksisen. Fra og med 01.07.2021 tar vi nå betalt for hver sms som sendes ut. Så hvis du sender en melding på 170 tegn til 10 mottakere, blir det 20 sms'er á kr. 0,39 som er kr. 7,80.

Når du skriver en melding som skal sendes som SMS, vil du nå nederst i dialogen se hvor mye det vil koste. Du vil løpende se hvor mye som vil bli fakturert totalt på Konto-modulen.

3. Redigering av kalender på foreningsportalen

Da har vi endelig åpnet for at foreningene selv kan administrere egen kalender på foreningsportalen. De kan med sin kode legge inn, endre og slette enkelthendelser og repeterende hendelser etter samme prinsipp som det er i InVi. De kan bare legge inn hendelser som er knyttet til deres egen organisasjon.

Vi hadde planlagt at denne muligheten skulle komme på plass for noen måneder siden, men det klarte vi ikke. De frivilligsentralene som har benyttet kalender i foreningsportalen, har derfor vært nødt til å legge inn alle kalenderoppføringer selv i InVi. Derfor tilbakeførte vi kostnader for kalender i første halvår 2021. Når det nå er åpnet for at foreningene selv kan administrere egen kalender, starter vi ordinær fakturering av kalender for de aktuelle portalene fra oktober 2021.

Det neste vi jobber med på portalen er opplasting av bilder og logo til foreningen samt bilde på kalenderoppføringer.

4. Løsning for eksterne frivillige

Flere sentraler administrerer frivillige for andre organisasjoner. Vi tenker på disse som eksterne frivillige. Det kan da være fint å skille disse fra egne eller interne frivillige. Følgende er på plass:

  • I kontaktmodulen kan en under "Frivillig - informasjon" legge inn ønsket organisasjon i feltet "Tilknyttet organisasjon". Her får en velge mellom organisasjoner i kontaktmodulen.
  • På Aktivitet - Frivillige vil det markeres et ikon bak de eksterne frivillige
  • Dersom det på en aktivitet er både interne og eksterne frivillige, kommer det et filter over lista der en kan velge hvilke typer en skal vise. Dette styrer også hvem som får melding.

Vi ser på opplegg for å vise statistikk over timer utført av eksterne frivillige.

5. Mulighet for å liste frivillige i vaktplan

Stadig flere sentraler benytter vaktplan for å gjøre det enkelt for frivillige å melde seg på og av oppdrag på en aktivitet. Alle frivillige ser hvor mange som har takket ja eller er reserver, men flere sentraler har ønsket mulighet for at de også kan se hvem dette er. Vi har laget følgende utvidelse av vaktplanen:

  • På aktiviteten kan en under "Vaktplan" nå tilby deltakerliste. Velg mellom "Nei", "Vis navn", "Vis navn og mobil"
  • Hvis det på aktiviteten settes noe annet enn "Nei", vil det på vaktplanen dukke opp et nytt menyvalg på Mer-menyen: "Vis frivillige"
  • Der vil en få navn på frivillige og reserver. Mobil tas med dersom det er valgt på aktiviteten og på mobil kan en klikke nummer for å ringe.

6. Ny gruppemodul

Mange har ønsket seg en mulighet til å lage grupper med folk for ulike behov og det er nå lagt inn i InVi. Slik fungerer det:

  1. Legg inn ønskede grupper i Gruppemodulen (ligger under Diverse-mappen)
  2. Administrer medlemmer fra gruppemodulen eller fra gruppefanen på Kontakt
  3. Fra gruppemodulen kan du sende melding til alle gruppemedlemmer
  4. Du kan ha både personer og organisasjoner i samme gruppe

7. Diverse forbedringer

Det gjøres hele tiden forbedringer i InVi, og her nevner vi noen som er utført i det siste:

  1. Kan nå legge inn bilde ved tekst i seksjoner på nettsiden
  2. Sende melding til sentraler
  3. Utskrift fra InVi skjulte lenker
  4. Velge mellom kommende og tidligere på kalenderoversikt på nettsiden
  5. Nye frivillige vises på startsiden (kontakter med status "Under arbeid")

8. Sykkelturen 2022

Vi hadde 20.09.2021 Kickoff for Sykkelturen 2021. WIS sponser et system for å holde orden på arbeidsgrupper i fylkene, etapper, deletapper, kart, farer, etappeteam, piloter og passasjerer. Løsningen har blitt en nettside i kombinasjon med data fra InVi. Slik er gangen:

  1. Alle sentraler som skal delta på noe rundt Sykkelturen, legger inn aktivitet i InVi som knyttes til nasjonalt tiltak "Sykkelturen 2022 (langs ruta)" eller "Sykkelturen 2022 (parallelt)"
  2. Fylkekontaktene logger inn på sykkelturen2022.no/admin og tildeler etapper til aktuelle sentraler
  3. Hver enkelt sentral med etappeansvar logger inn på sykkelturen2022.no/admin og legger inn info om sin etappe, deletapper og farer
  4. Sentraler legger inn frivillige på Sykkeltur-aktiviteten i InVi og angir roller for etappeteam. I tillegg lages oppdrag i InVi for piloter og passasjerer.
  5. Alle sentraler kan legge inn arrangement i kalenderen langs ruta eller parallelt

NFS jobber med en håndbok om alt du trenger for Sykkelturen og WIS skal legge ut en video om hvordan du bruker løsningen.

9. InVi-møter med nettverkene

Vi har siden november 2020 holdt en halvtimes åpent InVi-kurs for sentralene hver tirsdag kl. 09:00 der vi har tatt opp ulike tema. Deltakelsen har vært fra 15 til 30 sentraler og de som har deltatt har sagt at det har vært nyttig.

Men vi ønsker nå å prøve et nytt opplegg: InVi-møter med nettverkene. Det er i dag 44 nettverk med 5 til 22 sentraler. Vi ønsker å ha møter med flest mulig av nettverkene i løpet av 2021, og vi har satt opp en times møte tirsdager 09-10 og torsdager 13-14. Du ser oversikten på wis.no/invi/kurs.

Ta kontakt med ditt nettverk og bestem en dato som passer og ta kontakt med oss på post@wis.no eller 7245 0190, så booker vi dere inn. Vi har lagt ut en lenke på Zoom som kan benyttes, eller dere kan velge å kjøre møtet selv og bare invitere oss inn i den aktuelle tiden. Vi kan også se på endret tidspunkt hvis der er ønskelig.

På møtene ønsker vi å høre fra sentralene om bruken av InVi, hva som fungerer godt og hva dere savner mest. I tillegg viser vi litt om nye muligehter og gir nyttige tips.

 

Med hilsen Teamet bak InVi
E-post: wis@wis.no
Tlf: 7245 0190